Cuidando Dos Seus Ativos Digitais
Texto publicado originalmente em Janeiro/2012 com exclusividade para o Portal TI Inside
As empresas começam a perceber que tem um novo desafio a ser administrado: o processo de geração, catalogação, armazenamento e recuperação de informações fiscais em formato digital (que são chamados comumente de “Ativos Digitais”) das diversas obrigações como SPED Fiscal (EFD), SPED Contábil (ECD) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e mais recentemente o SPED PIS/COFINS. Estes ativos são arquivos magnéticos assinados digitalmente, o que lhes garantem validade legal, de grande valor para as empresas.
O processo de geração destas informações, por si só representa um desafio grande para muitas empresas já assoberbadas pelo excesso de rotinas fiscais e exigências de conformidade à legislação. Os processos de armazenamento, catalogação e recuperação destas informações assumem relevância cada vez maior à medida que fisco pode exigir informações derivadas destes arquivos ou até mesmo arquivos originais de Notas Fiscais Eletrônicas.
Com a popularização do conceito de computação em nuvem surgem opções de grande viabilidade técnica e relação custo/benefício atrativa para auxiliarem as empresas neste desafio. Utilizando o poder de computação distribuída, de alto desempenho e altamente escalável dos maiores datacenters disponíveis nos, estas soluções fornecem a flexibilidade e agilidade necessárias às empresas para se adaptarem a estas exigências.
Estas soluções podem ser utilizadas nos formatos de nuvem privada (infraestrutura própria), nuvem pública (com infraestrutura dos grandes provedores de plataforma de computação em nuvem) e até mesmo em modelo híbridos.
A característica de computação elástica da plataforma permite a alocação e posterior redução de recursos computacionais conforme a necessidade de cada operação, sem elevados investimentos iniciais e com controle absoluto da empresa. Esta facilidade de otimização (com crescimento ou redução de recursos conforme a demanda) torna viável a muitas empresas a adoção de tecnologias de ponta e serviços antes só disponíveis com grandes investimentos iniciais.
De maneira totalmente automática, soluções com esse modelo de arquitetura permitem às empresas criarem processo que integrem a emissão de notas fiscais a serviços de catalogação e armazenamento de dados. Uma vez que o documento esteja assinado digitalmente pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), o sistema captura o arquivo e armazena essas informações de maneira estruturada em ambientes totalmente seguros.
Uma solução baseada em uma arquitetura de consumo de serviços (webservices) seguindo os padrões mais modernos de computação em nuvem e pode ser integrada a qualquer serviço de emissão e transmissão de Nota Fiscal Eletrônica. Permitindo a recuperação de informações, literalmente, com um clique.
O modelo de contratação destas soluções é conhecido como SaaS (Software as a Service), onde contrata-se a utilização do sistema como um serviço que é assinado. A possibilidade de crescimento e oscilação de volumes não é um problema já que a empresa tem a possibilidade de prever claramente seus custos de operação a medida do crescimento de sua operação. Em outras palavras, a empresa só paga por aquilo que consome no serviço de arquivamento (“Pay as You Go”). Não há investimentos de licenciamento ou manutenção.
Esse modelo de distribuição de soluções de tecnologia permite que as equipes de TI dediquem seus esforços e recursos na melhoria do processo junto ao core business da empresa, e não mais com atividades que são commodities, pouco alinhadas aos objetivos da empresa.